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Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahren)

Das Elena-Verfahren findet am 1.1.2010 Einzug
Das Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA Verfahrensgesetz) ist ein wichtiger Meilenstein zum Abbau bestehender Bürokratie, aber auch ein Signal für mehr Innovation.

Rund drei Millionen Arbeitgeber stellen Jahr für Jahr etwa 60 Millionen Bescheinigungen in Papierform aus. Diese Nachweise benötigen ihre Beschäftigten, um gegenüber öffentlichen Stellen die Voraussetzungen für den Bezug einer bestimmten Leistung nachweisen zu können. So ermittelt beispielsweise die Arbeitsverwaltung auf der Grundlage der vom Arbeitgeber ausgestellten Arbeitsbescheinigung den Anspruch auf Arbeitslosengeld. Zwischen der elektronischen Personalverwaltung des Arbeitgebers und der elektronischen Sachbearbeitung in den Behörden klafft eine Lücke, die weiterhin durch den traditionellen Informationsträger Papier überbrückt wird. Dieser Medienbruch wird durch das ELENA-Verfahren beseitigt.

Durch das ELENA-Verfahren werden die Unternehmen ab 2012 um jährlich 85,6 Millionen Euro von Bürokratiekosten entlastet.

Fakten zum ELENA-Verfahren

Um was geht es?

Informationen zum Einkommen sind Voraussetzung zur Leistungsberechnung in unserem Sozialsystem. Bisher geschieht dies in Papierform, d.h. der Arbeitgeber füllt für seine Arbeitnehmerin/einen Arbeitnehmer ein Formular aus, welches diese(r) der zuständigen Behörde übergibt. Das ELENA-Verfahren regelt die Frage, wie die beim Arbeitgeber in elektronischer Form vorliegenden Entgeltdaten der Arbeitnehmer möglichst einfach und schnell zu der jeweils berechtigten Behörde gelangen, welche diese elektronisch verarbeitet.

Zielsetzung:

Das Verfahren verfolgt zwei Ziele. Es geht um Bürokratieabbau und um Innovationen. Bürokratieabbau wird erreicht durch eine Beschleunigung der Verfahren, die zu einer Kostenentlastung der Unternehmen von mehr als 85 Mio. € pro Jahr führt. Innovationen werden erreicht durch die breite Anwendung von qualifizierten Signaturkarten, welche die Rechtssicherheit im Bereich der elektronischen Kommunikation sicherstellen.

Ausgestaltung des Verfahrens:

Die Arbeitgeber übermitteln jeden Monat einen gesetzlich festgelegten Datensatz an eine speichernde Stelle. Bei dieser Stelle werden die Daten in verschlüsselter Form gespeichert. Dieser Datensatz enthält die notwendigen Angaben für die jeweilige Leistungsberechnung. Nur wenn der Bürger seine Daten freigibt, können diese entschlüsselt und abgerufen werden. Zur Datenfreigabe wird eine Signaturkarte benötigt.

Datenschutz:

Für das ELENA-Verfahren gelten die Bestimmungen zum Sozialdatenschutz des Zehnten Buches des Sozialgesetzbuches und weitere im Gesetz festgelegte Schutzrechte. Die Daten in der Zentralen Speicherstelle werden nach der Übermittlung durch den Arbeitgeber sofort geprüft, zweifach verschlüsselt und danach gespeichert. Eine Entschlüsselung ist nur im Rahmen eines konkreten, durch den Teilnehmer (Bürger) legitimierten Abrufs möglich. Ein direkter Zugriff auf die Datenbank ist weder für interne Mitarbeiter noch für Außenstehende möglich, da die Speicherung der Daten und deren Verschlüsselung in unterschiedlichen Verantwortlichkeiten liegt. Ein weiterer Vorteil des ELENA-Verfahrens ist darin zu sehen, dass zukünftig der Arbeitgeber keine Kenntnis darüber erlangt, ob sein Arbeitnehmer einen Antrag auf eine Sozialleistung stellt.

Signaturkarte:

Wie eine Signaturkarte funktioniert, beschreibt u.a. der Berufsverband der Trustcenterbetreiber (siehe "Weiterführende Informationen" in der rechten Randspalte). Die Signaturkarte dient nicht zur Datenspeicherung. Im ELENA-Verfahren kommt in keinem Fall eine inhaltliche Information auf die Signaturkarte. Die Besonderheit besteht eben darin, die für sich nichts sagende Identitätsnummer des Zertifkates als "Türschlüssel" zu den Daten des Teilnehmers zu nutzen. Die Kosten des qualifizierten Zertifikates liegen nach Aussage der Wirtschaft zukünftig bei rund 10,- € für 3 Jahre. Genutzt werden kann jede Karte, auf die eine qualifizierte Signatur aufgebracht (aufgeladen) werden kann. Dies sind z.B. der digitale Personalausweis, die Bankkarte, die Gesundheitskarte, aber auch jede andere qualifizierte Signaturkarte, die Sie bei Trustcenterbetreibern erhalten (siehe "Weiterführende Informationen" in der rechten Randspalte). Auf Antrag werden den Bürgern die Kosten für das Zertifikat erstattet, so dass sichergestellt ist, dass jeder seinen Anspruch auf eine Sozialleistung verwirklichen kann.

Die große Anzahl von qualifizierten Zertifikaten wird dazu führen, dass weitere Anwendungsbereiche erschlossen werden. Gerade die Rechtssicherheit der qualifizierten Signatur wird zu einer Stärkung von Handel und Dienstleistung im Internet beitragen.